Tenha certeza que nem tudo está correndo exatamente da forma que você imagina. E esta é uma afirmação!

De maneira mais incisiva, podemos afirmar que todas as empresas, indistintamente, em menor ou maior grau, tem problemas de comunicação. Algumas conseguem aprimorar seus processos e comunicação a tal ponto que estes problemas se tornam mínimos e com efeitos superficiais; mas outras ainda apresentam problemas profundos que refletem em retrabalho, morosidade e perda de oportunidades.

A situação mais comum é o exemplo em que o gestor repassa a ideia de um projeto e pede que algo seja feito. Na sua mente, após a solicitação, o projeto será iniciado, e de forma óbvia, em pouco tempo, alguns resultados devem aparecer conforme o esperado.

No entanto, na prática, à medida que a ideia inicial é repassada, as pessoas irão entendê-la de formas diferentes e executá-la com focos distintos. Se o resultado esperado e alguns pontos-chave não forem repassados, esse processo fica ainda mais truncado. Comum também, são os aspectos de sobreposição de informações, onde uma mesma pessoa acaba recebendo orientações que, apesar de terem tido a mesma origem, acabam chegando de maneira diferente e, ao invés de trazer foco à questão, acabam confundido ainda mais.

Algumas pessoas mais atentas até irão notar que na prática, o que ocorre não é o que havia sido comunicado. Por motivos diversos, poucas lhe alertarão e você passará um bom tempo se iludindo.

Se você é gestor, tenha em mente que esse é um problema comum e frequente nas empresas; mas tenha em mente também que ele é responsabilidade sua. Verifique como está o processo de comunicação dentro da sua equipe, e da sua empresa, e torne fator primordial que ele flua com o máximo de perfeição. Os ganhos são imediatos.

Para começar, comece com atitudes simples e comece por você, comunicando-se corretamente e acompanhando.

Como sugestão, utilize muito o processo de feedback. Mas esse feedback não apenas perguntando à pessoa com quem você conversou. O resultado mais convincente é testar a forma com que a mensagem chegou em áreas de ponta – verificar no final do processo como a informação chegou. Ao verificar como determinada mensagem foi recebida e entendida, após passar por vários estágios, você confere se o foco ficou bem definido.

Você pode se surpreender com as lacunas encontradas. Mas neste momento, pense proativamente.

Não adianta achar culpados, verificar quem não passou a informação de maneira correta. Mais importante é, de maneira imediata, redirecionar o processo e verificar de que maneira o processo de comunicação pode ser otimizado para que melhore cada vez mais.

Treinar as pessoas para uma comunicação assertiva, é uma das ações fundamentais para essa otimização; mas há várias outra necessárias. Como orientador, a regra de outro é lembrar sempre que, comunicação assertiva leva em conta uma via de duas mãos: para cada informação que vai, deve haver uma que retorna e deve ser avaliada.